Termes de Référence Pour le Recrutement d’Un Assistant Administratif et Logistique (AAL)

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

L’Organisation des Nations Unies pour le Développement Industriel (ONUDI) est l’agence spécialisée des Nations Unies chargée de promouvoir le développement industriel pour la réduction de la pauvreté, la mondialisation inclusive et la sauvegarde d’un environnement durable. Le mandat de l’ONUDI est de promouvoir le développement industriel inclusif et durable dans les pays en développement et les économies en transition. La vision de l’ONUDI est celle d’un monde dans lequel le développement économique serait durable et la croissance économique, équitable.

L’ONUDI est structurée en trois Directoires dont la Direction du développement des programmes et de la coopération technique (PTC) chargée de fournir aux états des services de coopération technique pour renforcer les capacités des états et favoriser la coopération industrielle et les transferts de connaissances et de technologies. PTC est organisée autour des cinq départements suivants: (1) Département des programmes, des partenariats et de l’intégration (PTC/PPF) ; (2) Département de l’agrobusiness (PTC/AGR) ; (3) Département du commerce, de l’investissement et de l’innovation (PTC/TII) ; (4) Département de l’énergie (PTC/ENE) ; et (5) Département de l’environnement (PTC/ENV). En outre, PTC coopère étroitement avec d’autres entités opérationnelles affiliées de   bureaux de sur le terrain, tels que les Centres de Promotion des Investissements et Technologies (ITPO), formant le réseau étendu de l’ONUDI dans le monde.

Le PTC/TII aide les pays dans leurs efforts pour développer, par le commerce, l’investissement et l’innovation, le potentiel du secteur manufacturier à stimuler le progrès socioéconomique. Le Département est chargé d’aider les pays à renforcer leur compétitivité sur les marchés mondiaux en renforçant leurs capacités en matière de qualité, de durabilité environnementale et de responsabilité sociale, conformément aux normes internationales. Il soutient l’établissement de liens entre les producteurs/transformateurs des pays en développement et les chaînes de valeur locales, régionales et mondiales (détaillants, fabricants) en développant les capacités dans le domaine de la qualité des produits liées aux activités visant à encourager les consortiums d’exportation.

PTC/AGR vise à lier les ressources aux marchés dans le cadre de l’approche de la chaine de valeur, en renforçant les liens industriels à l’amont et l’aval de la chaine et, partant, renforcer les conditions de vie et le développement socioéconomique des pays de manière durable. Le Département fournit toute une gamme de services de coopération technique pour aider les pays en développement à accroître la valeur ajoutée de leur secteur agricole et à créer des emplois dans les activités non agricoles pour les communautés rurales, contribuant ainsi à accroître la sécurité alimentaire et à réduire durablement la pauvreté.

PTC/TII et PTC/AGR coopèrent étroitement et avec d’autres entités organisationnelles de l’ONUDI dans l’exercice de leurs missions respectives, pour la plupart portant sur des interventions qui s’intègrent et se complètent.

L’Assistant Administratif et Logistique sera fonctionnellement rattaché à l’unité PTC/TII/SQI (Infrastructures de Norme et Qualité) qui assure la responsabilité générale du projet.

CONTEXTE DU PROJET

La compétitivité économique de la Guinée et de l’Afrique de l’Ouest repose sur leur capacité à appliquer et faire appliquer les normes internationales de qualité au niveau de l’ensemble des maillons production, transformation et commercialisation de chaines de valeur porteuses. La bonne intégration de ces normes et qualités, avec une augmentation conséquente du niveau de production, et le renforcement des infrastructures de qualité, sont des facteurs clés sur lesquels devra reposer la compétitivité commerciale de la Guinée et de l’Afrique de l’Ouest sur les marchés nationaux, régionaux et internationaux.

Ainsi, en appuyant la mise à niveau et le développement de filières à potentiel commercial et d’inclusion socio-économique, la compétitivité des pays de la CEDEAO sera améliorée, favorisant une dynamique de croissance économique inclusive et une meilleure participation au commerce mondial.

C’est dans ce cadre que le projet d’appui à la Relance de la Filière Ananas (REFILA) a été initié en tant que volet national pour la République de Guinée, du Programme de Compétitivité de l’Afrique de l’Ouest (PCAO) financé par l’Union Européenne dans le cadre du Programme Indicatif Régional (PIR) 2014–2020 pour l’Afrique de l’Ouest (11ème FED).

L’objectif global de l’action est de contribuer au renforcement de la compétitivité des pays de l’Afrique de l’Ouest et à son intégration dans les systèmes de commerce régionaux et internationaux. Les objectifs spécifiques et les résultats attendus de l’action au titre de la composante Guinée du PCAO sont : (OS1) Améliorer la performance de la filière « Ananas » en Guinée et favoriser sa croissance, en stimulant sa contribution à l’industrie, au commerce régional, à l’exportation et à la création d’emplois ; (OS2) Améliorer le climat des affaires en Guinée, notamment grâce à l’intégration des politiques régionales en faveur de la compétitivité dans les politiques nationales.

 

TACHES ET RESPONSABILITES

Sous la supervision du Chef de Projet basé au siège de l’ONUDI à Vienne et la direction générale sur le terrain du Représentant Pays de l’ONUDI en Guinée, l’Assistant Administratif et Logistique travaillera sous l’autorité directe du Coordinateur National du Projet et assurera les activités administratives, financières et logistiques du projet du niveau de terrain à Conakry et sur les sites d’intervention du projet à l’intérieur du pays.

 

Plus particulièrement, l’Assistant Administratif et Logistique sera en charge des tâches suivantes :

 

1.       Organisation administrative et logistique :

–          Assurer l’organisation et la logistique des séances de formation, des séminaires et des réunions de sensibilisation (invitations, logistique, feuilles de présence, matériel et documentation nécessaire)

–          Assurer l’organisation et la logistique des réunions nécessaires à la mise en œuvre du projet (réunions bilatérales, multipartites et comités)

–          Assurer l’organisation des missions de terrain des experts du projet et du personnel ONUDI et d’autres acteurs concernés en mission en Guinée et à l’étranger (visas de sécurité, réservation de véhicule, réservation hôtel, pick-up à l’aéroport, etc.)

–          Effectuer et suivre, en étroite collaboration avec le coordinateur du projet, les procédures d’achat de biens et services dans le cadre du projet

–          Informer le personnel et les experts des procédures administratives et financières de l’ONUDI (demande de devis, autorisations financières, ordres de mission, etc.) et apporter l’appui nécessaire aux experts pour la réalisation de leurs missions

–          Maintenir à jour le calendrier des activités du projet en coordination avec l’équipe du projet

–          Maintenir à jour la liste des contacts des partenaires, bénéficiaires, experts et contreparties du projet

–          Maintenir à jour la liste des fournisseurs et des prestataires de services (base de données, documents, payements, etc.)

–          Contacter les prestataires de services pour la bonne mise en œuvre du projet (demande de facture pro-forma, suivi des livrables, suivi des paiements, etc.)

–          Rédiger, transmettre et effectuer un suivi de toute correspondance avec les contreparties du projet.

–          Assurer le classement de la correspondance du projet avec les partenaires nationaux

–          Veiller au bon fonctionnement des équipements et matériels de bureau ainsi qu’à son entretien

–          Assurer que le projet soit approvisionné en fournitures de bureau et autres matériels pour son fonctionnement et faire les déplacements nécessaires dans la ville de Conakry.

2.       Gestion financière et comptable :

–          Assister le coordinateur du projet dans le suivi financier des petites dépenses du projet et dans l’organisation du classement des pièces justificatives

–          En utilisant SAP, initiez et suivez les actions liées aux dépenses de formation, à l’achat local de petit équipement, aux demandes de déplacement / demandes de remboursement / rapports de dépenses et gérez toutes les demandes associées

–          Assurer la tenue des dossiers de classement des rapports et des justificatifs du projet

–          Tenir à jour les dossiers des achats et l’inventaire

–          Assurer, en coordination avec le personnel de la Représentation ONUDI de Guinée, le suivi des demandes d’exonération de TVA

–          Faire le suivi en coordination avec le personnel de la Représentation ONUDI de Guinée des paiements aux fournisseurs

–          Faire le lien avec le bureau ONUDI pour les tâches financières et comptable et faire les déplacements nécessaires

3.       Autres tâches

–          Toute autre activité, en ligne avec le profil d’expertise, demandée par le Chef de Projet, le Représentant Pays de l’ONUDI ou le Coordinateur National du Projet.

COMPÉTENCES REQUISES

Valeurs fondamentales:

  1. Intégrité ; 2. Professionnalisme ; 3. Respect de la diversité

Compétences clés:
1. Une approche axée sur les résultats ; 2. Planification et organisation ; 3. Communication et confiance ; 4. Travail en équipe ; 5. Orientation axée sur le client ; 6. Développement organisationnel et innovation.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES

Education/ Formation :   Au minimum BAC+3 en administration, gestion ou domaines équivalents.

Expérience professionnelle :

  • Au moins sept (7) années d’expériences dont cinq (5) continues dans l’appui administratif et/ou à la gestion de projets, de préférence dans un contexte de coopération internationale.
  • Expérience précédente en gestion des dépenses
  • Avoir d’excellentes aptitudes dans les domaines suivants: administration, organisation, planification, secrétariat, rédaction, communication.
  • Expérience dans l’organisation d’évènements (ateliers, séminaires, réunions d’experts, forums) impliquant plusieurs contreparties.

Langues et compétences informatiques:

  • Excellent niveau de français (parlé et écrit)
  • Très bon niveau en anglais (parlé et écrit)
  • Excellente maitrise des principaux logiciels informatiques bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Publisher).
  • Une bonne connaissance de SAP et/ou autres ERP ou logiciel intégré de gestion serait un atout.

Dossier de candidature et soumission :

Adresser le dossier de candidature (CV + Lettre de Motivation + Copies des Attestations et Diplômes) par email aux adresses : office.guinea@unido.org  et   K.KASSE-SOMPARE@unido.org.

Date limite de soumission : 30 août 2019 à 17h.