Avis de recrutement d’un Coordinateur local PACOPE (H/F)

Fondée en 1949, SOS Villages d’Enfants International est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) de développement social qui œuvre dans plus de 135 pays et territoires à travers le monde dans le but de prendre en charge des enfants qui ont perdu la prise en charge de leurs parents ou qui risquent de la perdre. SOS Villages d’Enfants est active en Guinée depuis 1985 et elle est présente de nos jours sur quatre (4) sites: Conakry, Nzérékoré et Kankan, et un Programme de Renforcement de la Famille à Labé.

SOS Villages d’Enfants Guinée (SOS VEG) recherche un (1) Coordinateur local PACOPE (H/F) pour son programme PACOPE (Programme d’Accompagnement de la Protection de l’Enfant) de Kankan.

Le Programme (PACOPE) est un programme financé par le Ministère des Affaires Etrangères et européennes du Luxembourg via SOS Villages d’Enfants Monde Luxembourg. L’implémentation de ce programme est régie par  l’accord-cadre de partenariat F019 16 FSP MFA 5frame conclu entre SOS Villages d’Enfants Monde Luxembourg, SOS Villages d’Enfants International (Secrétariat Général IO & BIR WCAF) et SOS Villages d’Enfants Guinée sur une période de cinq (5) ans (2017 – 2021) pour compter du 1er janvier 2017.

Résumé du poste

Le Coordinateur local (H/F) est responsable de la gestion de l’équipe programme et du personnel de soutien, de la gestion des équipements et engins du projet, de la logistique et de la gestion des opérations et du bon usage des locaux qui sont affectés pour le programme.

Il / elle cooordonne la réalisation des exercices de planification et de budgétisation annuelle avec son équipe, de collecte et d’analyse des données pour le suivi des progrès et la mesure des résultats du programme.

Le Coordinateur local (H/F) assure en binôme avec le comptable le suivi et l’analyse financière, ainsi que le suivi et la validation des dépenses. Il / elle supervise les équipes dans la préparation et la mise en œuvre d’activités de formation et d’accompagnement en direction des familles.

Il / elle s’assure de la mesure périodique des indicateurs et la documente via les outils de suivi et de supervision à la disposition de l’équipe et des coordinations.

Il / elle assure avec son équipe l’analyse continue des progrès et changements constatés, en collaboration avec le personnel technique de la Coordination National PACOPE.

Il / elle assure la représentation et le maillage du programme avec des partenaires locaux, des autorités locales et administratives, et tout autre acteur institutionnel spécialisé ou non, concernées par l’action soutenue par le programme.

Relation hiérarchique

  • – Il / elle rapporte directement au Directeur National de SOS Villages d’Enfants Guinée.
  • – Il / elle reçoit des orientations additionnelles du Coordinateur national adjoint PACOPE.

Principales tâches

Planing :

  • – Veille au respect des calendriers établis pour l’année avec la Coordination National PACOPE concernant les planifications, révision, rapports et plan de formation.
  • – Supervise les activités annuelles de planification, de définition des cibles, de budgétisation, via les outils prévus (PA et TdB), ceci en associant toute l’équipe et les conseillers Protection de l’Enfant et Renforcement Economique.
  • – Assure l’interface avec la Coordination Nationale pour feedback et révision du planning, en vue d’aboutir à une version formalisée et approuvée.
  • – Supervise la planification opérationnelle mensuelle et trimestrielle, valide les TDR des chargés de Protection de l’Enfant et Renforcement Economique et les transmet pour approbation à la Coordination Nationale.
  • – Coordonne la planification budgétaire, le suivi comptable et financier de son programme, en associant son équipe et la Coordination Nationale.

Cadrage stratégique, méthodologique et technique :

  • – Facilite l’organisation de l’appui conseil entre les conseillers(ères) thématiques et son équipe.
  • – Encadre l’application des stratégies, méthodologies et outils proposés par les conseillers.
  • – Participe aux rencontres techniques animées par les conseillers/CN pour l’analyse et le suivi des résultats et l’organisation de l’appui technique des équipes auprès des groupes cibles.
  • – Accueille et participe aux missions de supervision et de monitoring conjoint associant les conseillers, la Coordination Nationale et l’Appui Technique PACOPE.
  • – Assure la mise en application des recommandations.
  • – Exploite et partage avec l’équipe les rapports de supervision de la Coordination Nationale et de l’Appui Technique PACOPE.

Supervision de la mise en œuvre des activités planifiées

  • – Anime les rencontres d’équipe hebdomadaires et mensuelles de suivi des activités.
  • – Effectue des visites de terrain pour apprécier le déroulement et l’efficacité des activités, assiste à des réunions-bilan avec les groupes concernés.
  • – Analyse avec les équipes l’avancement du programme et documente la mesure des résultats.
  • – Tient à jour les outils de suivi du programme selon la GAR (CMR, TdB, suivi PA…).
  • – Analyse et veille à la justification des écarts de planification et du Tdb avec les chargés de composantes et le/la comptable PACOPE.

Suivi-évaluation

  • – Programme et supervise les activités de collecte, saisie, traitement de données, et la mise à jour des indicateurs de résultats.
  • – Veille au contrôle de qualité des fiches de données collectées avant leur saisie dans la base de données, en collaboration avec les équipes chargées de Renforcement Economique et Protection de l’Enfant.
  • – A partir des informations traitées et extraites de la base de données, analyse la progression pour la mesure des indicateurs et renseigne régulièrement le cadre de rendement en collaboration avec l’équipe.
  • – Participe à l’organisation des évaluations externes (mi-parcours, fin de programme).
  • – Veille à l’organisation des missions d’évaluation externe et à fournir toute information relative au suivi et à la mesure des résultats.

Rapportage

  • – Documente des fiches de supervision incluant ses observations et des témoignages concernant le niveau de satisfaction des partenaires locaux et familles.
  • – Consolide, vérifie et transmet à la Coordination Nationale (dont les Conseillers Renforcement Economique et Conseiller Protection de l’Enfant) pour feedback et orientations, les rapports mensuels d’avancement de son équipe, en y commentant les contraintes/difficultés et mesures correctives apportées.
  • – Supervise la rédaction de la version préliminaire du rapport semestriel narratif en ce compris une analyse du rapport financier en collaboration avec l’équipe et le comptable.
  • – Elabore et consolide les rapports à partir du cadre de rendement et des analyses de résultats par l’équipe, et veille à l’explication des progrès et des écarts aux plans narratifs et financiers.
  • – Participe à la rédaction du rapport d’avancement du Programme SOS Village d’Enfants avec la Direction de programme dont il relève.
  • – S’assure de l’archivage de la documentation sur la gestion du programme et de la documentation produites concernant les familles et les groupes ciblés.

Gestion financière et budgétaire selon la méthode de gestion axée sur les résultats

  • – Documente des fiches de supervision incluant ses observations et des témoignages concernant le niveau de satisfaction des partenaires locaux et familles.
  • – Accompagne les agents PE et RE pour la budgétisation et transmet à la CN pour vérification (conformité aux stratégies et budgets approuvés).
  • – Vérifie et valide les alimentations de caisse et l’arrivée des transferts internationaux sur le compte PACOPE.
  • – Effectue le suivi des dépenses avec le comptable.
  • – Valide les pièces justificatives avec le comptable (Co signature).
  • – Contrôle l’exécution du budget, vérifie les rapports de suivi comptable et financier, analyse et explique les écarts budgétaires et propose des réajustements.
  • – S’assure de la mise à jour du TDB et de l’outil de suivi financier, vérifie leur cohérence avec le budget approuvé.
  • – Analyse l’efficacité, l’efficience, le taux d’exécution et oriente son équipe dans ce sens.
  • – Analyse et exploite les rapports financiers avec le comptable et s’assure des échéances pour leur envoi.
  • – Reçoit les rapports financiers consolidés Navision et les vérifie, ainsi que le TdB.
  • – Justifie l’analyse des écarts en collaboration avec le comptable et l’équipe.
  • – Participe à la révision et finalisation des rapports en collaboration avec son équipe pour leur envoi à la CN selon les échéances.

Capitalisation/leçons apprises

  • – Documente des fiches de supervision incluant ses observations et des témoignages concernant le niveau de satisfaction des partenaires locaux et familles.
  • – Accompagne l’équipe pour la documentation d’expériences concernant les partenaires locaux ciblés par la capitalisation.
  • – Met à la disposition des responsables chargés de la capitalisation la logistique nécessaire pour les activités de collecte de données : focus group ou interview, de tournage, etc.
  • – Participe à la diffusion des bonnes pratiques et leçons apprises avec les partenaires locaux du PACOPE.

Organisation et gestion d’équipe

  • – Documente des fiches de supervision incluant ses observations et des témoignages concernant le niveau de satisfaction des partenaires locaux et familles.
  • – Exprime les besoins en Ressources Humaines à la Coordination Nationale.
  • – Assure la gestion administrative: vérification contrats, respect des responsabilités, évaluation de performances, gestion des congés, horaires, respect du règlement, etc.
  • – Assure l’orientation du nouveau personnel, en collaboration avec les conseillers/CN PACOPE.
  • – Facilite les collaborations entre chargés RE/PE/DC et avec les conseillers thématiques.
  • – Assure la logistique nécessaire  (motos, ordinateurs)  pour  chaque agent(e).
  • – Organise, structure et supervise les prestations assurées par des volontaires.
  • – Participe aux réunions de coordination organisées à la Coordination Nationale PACOPE.

Représentation

  • – Partage les informations avec la Direction de Programme SOS et les autorités locales pour rendre visibles les résultats du PACOPE.
  • – Participe aux rencontres de concertation nationale, comités de pilotage et plateformes d’échanges organisées par l’AT PACOPE associant les responsables PACOPE des autres pays.
  • – Participe aux rencontres du cadre de concertation sur la protection.
  • – Propose des formules de collaborations et de partenariats pour les partenaires locaux avec des structures spécialisées reconnues pouvant contribuer au renforcement de l’action.

Qualifications et compétences requises

  • – Licence (Bac+3) minimum en Développement, et/ou en Développement communautaire, et/ou en Administration, et/ou Sciences sociales ou tout autre diplôme jugé équivalent.
  • – Minimum quatre (4) ans d’expérience en matière de mise en œuvre de programme de développement communautaire ou de renforcement de la famille.
  • – Expérience en matière de gestion, suivi et évaluation de projet.
  • – Bonne connaissance en matière de droits de l’enfant et une bonne compréhension des sujets de développement social tels que le VIH/SIDA, la situation nationale et locale des OEV, les droits de l’enfant, l’égalité des sexes.
  • – Une compréhension solide en matière du développement de l’enfant, du développement des familles et de la communauté, de mise en place de partenariat; connaissance des lois, régulation et protocoles au niveau local et national.
  • – Aptitude à créer des relations efficaces avec les différentes parties prenantes du programme, y compris les autorités locales, les dirigeants des communautés, les organisations partenaires et les familles du programme.
  • – Être capable de représenter l’organisation au niveau externe.
  • – Approche positive et professionnelle : très bien organisé, capable de travailler de façon indépendante, de prendre des initiatives et de respecter ses engagements, de diriger une équipe.
  • – Compétences de base en gestion financière, y compris l’élaboration et le suivi du budget.
  • – Bonne maîtrise du Pack Office.
  • – Bonne capacité de contribution au développement des compétences des familles, des enfants et des organisations partenaires.
  • – Bonne compétence managériale pour obtenir des engagements et atteindre les objectifs du programme.
  • – Expérience dans la rédaction des rapports périodiques.
  • – Avoir d’excellentes compétences en communication écrite et orale en français et une maîtrise des langues nationales couramment parlées en Guinée et plus particulièrement les langues parlées dans la zone d’intervention.
  • – Capacité à travailler sous pression et la volonté de travailler des heures flexibles en cas d’urgence.
  • – Capacité à travailler en équipe.

Dépôt des candidatures – Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

  • – Les dossiers de candidature, comprenant uniquement un CV à jour ainsi qu’une lettre de motivation adressée au Directeur National de SOS Villages d’Enfants Guinée, devront être envoyés à l’adresse électronique suivante : Ressources.Humaines@sosguinea.org avec en objet le numéro de référence suivant : SOS/CLP/2019.
  • La date limite de réception des dossiers est fixée au 01/07/2019. Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.
  • – Les dossiers de candidature incomplets et/ou avec un objet différent ne seront pas examinés. SOS Villages d’Enfants Guinée se réserve le droit de procéder à la vérification du casier judiciaire et de demander les copies certifiées conformes des diplômes/certificats pour les candidatures retenues.

Ce que nous représentons

SOS Villages d’Enfants s’engage à créer et à maintenir un environnement protecteur qui promeut ses valeurs fondamentales et empêche l’abus et l’exploitation des enfants. Nous condamnons fortement toute forme de violence et d’exploitation des enfants, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de notre organisation, et répondons de manière appropriée à tout abus prouvé ou présumé et à toute tentative d’abus. Nous développons des mécanismes pour sensibiliser, prévenir, encourager le signalement et faciliter la réaction. Nos actions peuvent aller de mesures de développement du personnel comme la formation et le conseil jusqu’à des mesures comme la suspension, le licenciement ou la poursuite en justice.